Come conservare al meglio una fattura elettronica

La fattura elettronica è oramai realtà, un obbligo al quale qualsiasi esercente (salvo le imprese forfettare e in regime di vantaggio) non può esimersi. Introdotta nel 2008, la fattura elettronica è stata sottoposta a un lungo iter burocratico legato alla sua adozione in ambito fiscale. Una decina di anni fa erano ben poche le imprese che disponevano degli strumenti adeguati per la produzione di documenti elettronici.

La distanza tra gli esercenti e la procedura in questione derivava dalla mancanza di un’informativa adeguata, oltre che dalla scarsa disponibilità di dispositivi informatici in grado di favorire l’esecuzione della pratica nella maniera più semplificata possibile. Ma il passato è alle spalle, e al giorno d’oggi, stando a normative di matrice europea, le imprese italiane sono tenute obbligatoriamente a produrre fatture elettroniche.

L’introduzione della fattura elettronica è stata portata avanti per combattere l’evasione fiscale: grazie ai documenti elettronici, infatti, diviene possibile risalire a una qualsiasi transazione economica con estrema semplicità. Attraverso le fatture elettroniche, le autorità competenti possono effettuare un tracciamento efficace dei movimenti fiscali di un’impresa, abbattendo di conseguenza eventuali transazioni in nero. Ma come conservare una fattura elettronica? Sul sito di Savino Solution trovi queste risposte e puoi capire di quali strumenti avvalersi?

Perché conservare una fattura elettronica

Prima di approfondire le modalità di conservazione di una fattura elettronica, vediamo per quale motivo, ai fini di una corretta fiscalità, è strettamente necessario conservare documenti di questo tipo.

A normare l’eventualità citata è direttamente il Codice Civile, all’interno del quale viene espressamente specificato che la scrittura contabile di un’impresa, indipendentemente dall’entità della stessa (e della tipologia del suo operato in ambito commerciale), deve essere appositamente conservata per un periodo di dieci anni, periodo che parte dall’eventuale cancellazione della società dall’apposito registro delle imprese.

La dicitura del Codice Civile ha validità sia per i documenti cartacei che per quelli elettronici, senza alcuna distinzione: entrambe le tipologie di documenti possono presentare al loro interno delle imposizioni fiscali, il che obbliga gli amministratori delle imprese a salvaguardare i documenti in questione. A questo punto, però, scopriamo come procedere con le prassi di conservazione delle fatture elettroniche.

Come conservare una fattura elettronica

La fattura elettronica presenta differenze notevoli rispetto alla classica fattura in formato cartaceo.

Innanzitutto, come si può intuire dal nome stesso, la fattura elettronica consiste in un documento commerciale prodotto in formato digitale. La produzione avviene mediante l’uso di un software specifico, una sorta di registratore di cassa che opera in un’ottica elettronica. Il software consente all’impresario di produrre il documento elettronico, il quale può essere stampato e consegnato al cliente privato.

La differenza più netta tra fattura cartacea e fattura elettronica è data proprio dalle modalità di conservazione dei documenti prodotti. Un qualsiasi documento di carta deve necessariamente essere conservato all’interno di un registro (il cosidetto registro contabile), una pratica che, in un certo senso, avviene da secoli e secoli, non solamente per finalità commerciali.

Al contrario, un documento elettronico può essere tranquillamente ospitato all’interno di un server. In questo senso, torna utilissima la procedura di conservazione sostitutiva.

Conservazione sostitutiva: generalità

La conservazione sostitutiva è una pratica sempre più comune in ambito fiscale. Grazie ad essa, infatti, le imprese hanno la possibilità di conservare nel tempo i documenti burocratici più delicati.

Per conservare un documento tramite la procedura riportata, gli impresari (e i contabili, ovviamente) possono affidarsi ad applicazioni apposite, attraverso le quali la fattura elettronica viene tutelata elettronicamente nel corso del tempo. Nel dettaglio, la conservazione sostitutiva fa sì che i documenti salvaguardati possano essere protetti nella loro forma e nel loro contenuto.

Su di essi viene apposta la marca temporale, utile per risalire alla data di produzione dei documenti, e la firma digitale, che garantisce la validità del documento legale a tutti gli effetti.

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